Guia completa de SaluFact

★ Por que SaluFact

SaluFact es la plataforma de facturacion electronica disenada para clinicas medicas y consultorios que necesitan cumplir con la normativa VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023) sin complicaciones. Funciona desde cualquier navegador, sin instalaciones, con tus datos seguros en la nube de Google (region europea).

👤 Acceso y usuarios

Iniciar sesion

Accede a salufact.com/app con tu email y contrasena. Si es tu primera vez, tu administrador te habra enviado una invitacion por email.

Roles de usuario

Seguridad de sesion

Tu sesion se cierra automaticamente tras 30 minutos de inactividad o tras 8 horas de uso continuado. Cada inicio y cierre de sesion queda registrado en la cadena de eventos de auditoria del sistema.

Invitar a un nuevo usuario

1. Ve a Configuracion > Usuarios
2. Pulsa Invitar usuario
3. Introduce el email y selecciona el rol
4. El usuario recibira un email con un enlace para crear su contrasena

💼 Tu asesoria

Tu asesoria no es un usuario de la aplicacion. Entra en un portal aparte, asesoria.factronia.com, donde solo ve tus documentos y tus movimientos bancarios. No puede facturar ni modificar nada.

Darle acceso

1. Ve a Configuracion > Usuarios > pestaña Asesoria (solo administradores)
2. Pulsa Dar acceso e introduce el correo de tu asesoria
3. Si ya trabaja con otra empresa del sistema, el acceso es inmediato. Si no, recibe un correo para activarlo y aparece como invitacion sin aceptar hasta que lo haga

Que ve y que no

Tu asesoria marca en su propia bandeja los documentos que va registrando. Esa marca es suya: no cambia nada en tu contabilidad, y si trabajas con dos asesorias cada una lleva su control sin pisarse.

Retirarle el acceso

Desde la misma pestaña, con el boton de su fila. Se corta en el acto, incluidos los documentos que ya tuviera en pantalla. No se borra el registro: queda constancia de quien tuvo acceso y hasta cuando.

Ojo: una cuenta no puede ser de usuario y de asesoria a la vez. Usa el correo propio de la asesoria, no el de alguien de tu clinica.

📊 Dashboard

El dashboard es tu centro de control. De un vistazo tienes toda la informacion clave de tu clinica:

📄 Facturas

Listado de facturas

El listado muestra todas tus facturas con filtros avanzados:

• Buscador: busca por nombre de cliente, NIF o numero de factura
• Estado: Borrador, Emitida, Anulada, Rectificada
• Tipo de cliente: Pacientes o Empresas (con iconos distintivos)
• Rango de fechas: filtra por fecha de expedicion (desde/hasta)

Crear una factura

1. Pulsa «Nueva Factura» desde el listado o el dashboard
2. Selecciona el cliente: busca por nombre o NIF. Si no existe, puedes crearlo en el momento
3. Anade lineas: selecciona del catalogo de conceptos o escribe libremente. Cada linea tiene descripcion, descripcion fiscal (para AEAT), cantidad, precio, descuento y tipo de IVA
4. Configura el cobro: elige la forma de pago (efectivo, tarjeta, transferencia, domiciliacion), la cuenta bancaria y la fecha de vencimiento
5. Guarda como borrador para revisar mas tarde, o emite directamente

Emitir una factura

Al pulsar «Emitir», el sistema ejecuta todo esto de forma atomica (todo o nada):

1. Asigna el numero correlativo de la serie (ej: F2026-00015)
2. Calcula el hash SHA-256 encadenado con la factura anterior
3. Genera el codigo QR de verificacion AEAT
4. Genera el XML del registro de facturacion
5. En modo VERI*FACTU: envia automaticamente a la AEAT via SOAP
6. En modo NO VERI*FACTU: firma el XML con XAdES-EPES y lo conserva
7. Registra el evento en la cadena de auditoria

Una vez emitida, la factura es inmutable. No se puede editar ni eliminar. Solo se puede rectificar o anular mediante una factura rectificativa.

Estados de una factura

Detalle de factura

Desde el detalle de una factura emitida puedes:

• Descargar el PDF con QR, datos fiscales y desglose de IVA
• Enviar por email al cliente directamente
• Registrar un cobro parcial o total
• Crear una rectificativa para corregir o anular
• Enviar manualmente a AEAT (en modo NO VERI*FACTU)
• Ver la informacion VERI*FACTU: huella, huella anterior, CSV de AEAT, estado de envio

📝 Facturas rectificativas

Cuando necesitas corregir o anular una factura emitida, la normativa exige crear una factura rectificativa. SaluFact automatiza todo el proceso.

Tipos de rectificativa

Metodos

• Sustitucion (S): anula la factura original y la reemplaza por la nueva
• Diferencias (D): crea una factura con solo la diferencia (positiva o negativa)

La rectificativa se genera con su propia numeracion (serie R), su propio hash encadenado, y se envia automaticamente a AEAT en modo VERI*FACTU.

📃 Autofacturas

Las autofacturas son facturas que tu clinica emite en nombre de un proveedor (Art. 5 RD 1619/2012). Utiles cuando colaboras con profesionales externos que te prestan servicios.

• Hash chain independiente por cada NIF de proveedor
• Generacion de PDF y envio por email
• Seguimiento de cobros
• Se pueden generar automaticamente desde las liquidaciones

📥 Facturas recibidas

Registra las facturas que recibes de tus proveedores para llevar el control de gastos:

• Alta manual con todos los datos fiscales
• Escaner con IA: captura la factura con la camara y deja que Gemini extraiga los datos
• Calculo automatico de IVA e IRPF
• Asignacion a profesional responsable
• Gestion de proveedores frecuentes
• Seguimiento de pagos pendientes y parciales
• Conciliacion automatica con movimientos bancarios de gasto

👥 Gestion de clientes

SaluFact distingue dos tipos de clientes:

Busqueda inteligente

Busca por nombre para filtrar entre tus clientes vinculados, o por NIF/CIF para encontrar clientes de otras clinicas del ecosistema. La busqueda accede al sistema centralizado Identity que comparte datos maestros entre todas las aplicaciones SaluHold.

Historial de facturas

Haz clic en cualquier cliente para desplegar un acordeon con su historial completo de facturas: numero, estado, cobro, importe y fecha. Pulsa en cualquier factura para ir a su detalle.

Editar datos

Cada cliente tiene un boton de edicion que abre un modal con todos los campos modificables. El NIF/CIF no es editable (es el identificador fiscal unico).

📦 Catalogo de conceptos

Los conceptos son los servicios o productos que facturas. Configuralos una vez y usalos en todas tus facturas:

• Codigo automatico: C00001, C00002...
• Descripcion: nombre del servicio (ej: «Consulta dermatologia»)
• Descripcion fiscal: texto generico para AEAT (ej: «Servicios medicos»)
• Precio base: se autocompleta al seleccionar el concepto en la factura
• Tipo de IVA: 0% (exento), 4%, 10%, 21%
• Es acto medico: marca los servicios sanitarios exentos de IVA

💰 Cobros y pagos

Vista general

El modulo de cobros muestra todas tus facturas pendientes con KPIs en tiempo real: pendiente total, vencido, cobrado este mes. Filtra por estado, tipo (facturas/autofacturas) o busca por cliente.

Registrar un cobro

1. Pulsa «Cobrar» en la factura
2. Introduce el importe (puede ser parcial)
3. Selecciona el metodo de pago: efectivo, tarjeta, transferencia, domiciliacion, Bizum
4. Si es efectivo, asocia el cobro a una caja para que se registre automaticamente
5. Opcionalmente anade referencia y notas

Historial de pagos

Despliega el historial pulsando el icono de flecha en cada factura. Veras cada pago individual con su metodo, fecha, importe y referencia.

Anulacion de pagos

Si un pago fue incorrecto, puedes anularlo desde el historial. Se te pedira un motivo obligatorio (minimo 5 caracteres). El pago queda marcado como anulado en el registro de auditoria y el importe vuelve a quedar pendiente.

Estados de cobro

Las facturas vencidas se marcan automaticamente cada dia a las 6:00 AM.

🏦 Conciliacion bancaria

Conecta tu banco

SaluFact se conecta directamente con tu banco via OpenBanking (PSD2) a traves de Enable Banking. Selecciona tu entidad, autoriza la conexion y tus movimientos se importan automaticamente.

La conexion con el banco caduca cada 90-120 dias

Es normal y te pasara varias veces al ano: la normativa PSD2 obliga a que el titular vuelva a autorizar el acceso cada cierto tiempo. Las credenciales de SaluFact no caducan; lo que caduca es el permiso que tu banco tiene registrado a tu nombre. Lo notaras porque dejan de entrar movimientos nuevos o porque la cuenta pasa a estado EXPIRADA.

Para renovarla: en el bloque Open Banking de Conciliacion, pulsa el icono de desconectar (eslabon de cadena roto) de esa cuenta, confirma, y despues Conectar de nuevo para volver a autorizar en la web del banco. Termina pulsando Sincronizar. No se pierde nada: los movimientos importados y las conciliaciones se mantienen, solo se borra el permiso de acceso.

Si la cuenta figura como EXPIRADA veras tambien un boton Reconectar, que es un atajo. Pruebalo primero; si el banco no te vuelve a pedir las claves o siguen sin llegar movimientos, usa desconectar y volver a conectar, que es lo unico que fuerza una autorizacion nueva. Guia detallada en la guia de Open Banking.

Importacion manual

Si prefieres no usar OpenBanking, puedes importar movimientos mediante:

• Norma 43: el formato estandar bancario espanol (.q43, .n43)
• CSV: archivos de texto exportados desde tu banca online
• Alta manual: introduce movimientos uno a uno

Matching automatico

Pulsa «Buscar coincidencias» y el motor de conciliacion analiza tus movimientos contra tus facturas. Funciona para:

• Ingresos vs. facturas emitidas (cobros)
• Gastos vs. facturas recibidas (pagos a proveedores)

Cada sugerencia tiene una puntuacion de confianza basada en: coincidencia de importe, fecha, NIF en concepto, nombre del cliente en concepto y numero de factura en concepto.

Conciliacion manual

Selecciona un movimiento y una factura para conciliarlos manualmente. Un movimiento puede conciliarse con multiples facturas (pago agrupado) y una factura con multiples movimientos (pago en partes).

💳 Gestion de caja

Gestiona una o varias cajas (fisicas o virtuales) para controlar el efectivo de tu clinica:

• Multiples cajas: «Recepcion», «Consulta 1», etc.
• Movimientos automaticos: al cobrar una factura en efectivo y asociarla a una caja, el ingreso se registra automaticamente
• Movimientos manuales: registra entradas y salidas de efectivo no vinculadas a facturas
• Arqueos: introduce el saldo real contado fisicamente y el sistema calcula la diferencia con el saldo esperado. Queda registrado con fecha y responsable

🤖 Escaner con inteligencia artificial

El escaner utiliza Google Gemini para reconocer automaticamente facturas de proveedores.

Como funciona

1. Captura: usa la camara de tu dispositivo o sube una imagen (JPG, PNG, PDF)
2. Procesamiento IA: Gemini analiza el documento y extrae: fecha, emisor (NIF, nombre, direccion), lineas de detalle, base, IVA, IRPF, total
3. Revision: comprueba los datos y corrige lo que sea necesario
4. Creacion: con un clic, se crea la factura recibida con todos los datos

Tipos de documentos reconocidos

📈 Liquidaciones de profesionales

Calcula automaticamente las comisiones que debes pagar a tus profesionales (medicos, colaboradores) por los servicios facturados.

Flujo de trabajo

1. Configura el profesional: asignale un porcentaje de comision por defecto y su IBAN
2. Calcula la liquidacion: selecciona profesional y periodo. El sistema suma las facturas y aplica el porcentaje
3. Revisa y excluye: antes de confirmar, puedes excluir facturas del calculo
4. Confirma: la liquidacion queda aprobada y pendiente de pago
5. Genera autofactura: opcional, crea la autofactura del profesional automaticamente
6. Marca como pagada: cuando realices la transferencia

Descarga el PDF de liquidacion con el detalle completo para enviar al profesional.

📋 Punteo de actividad

Si tu clinica intercambia actividad con otras clinicas colaboradoras, el modulo de punteo te permite cruzar registros para verificar que coinciden.

• Alta de clinicas colaboradoras
• Importacion de registros (CSV, Excel, manual)
• Matching automatico por fecha, importe y paciente
• Confirmacion, rechazo o reclamacion de emparejamientos
• Dashboard con importes conciliados, pendientes y reclamados

🔒 Cumplimiento VERI*FACTU y AEAT

SaluFact cumple integramente con el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024. Toda la complejidad tecnica queda oculta: tu solo facturas.

Modalidades disponibles

Cadena de huellas (hash SHA-256)

Cada factura emitida contiene un hash criptografico de 64 caracteres que incluye la huella de la factura anterior. Esto crea una cadena inalterable: si alguien modifica una factura, toda la cadena posterior se invalida. Esto es exactamente lo que exige AEAT.

Codigo QR

Todas las facturas incluyen un codigo QR que enlaza con la sede electronica de la AEAT. Cualquier persona puede escanearlo para verificar que la factura es autentica.

Dos cadenas independientes

Conforme a los articulos 7 y 9 de la Orden HAC/1177/2024, SaluFact mantiene:

• Cadena RF: solo contiene altas, rectificaciones y anulaciones de facturas. Cada huella enlaza con la huella RF anterior
• Cadena de eventos: registra todo lo demas: emisiones (informativas), pagos, sesiones, inicio/cierre del sistema, errores. Cadena hash independiente

Exportacion AEAT

Desde el menu AEAT > Exportacion puedes generar ficheros XML, CSV o PDF del libro de facturas para cualquier periodo. Ideal para presentar ante una inspeccion o para tu gestor.

Ver la declaracion responsable completa →

⚙ Configuracion

Datos fiscales

Configura el NIF, razon social, direccion, telefono, email y logo de tu clinica. El NIF se gestiona desde el sistema centralizado Identity.

Modalidad de facturacion

Elige entre VERI*FACTU, NO VERI*FACTU o SIN REGISTRO. Puedes cambiar en cualquier momento.

Entorno AEAT

Selecciona Sandbox para pruebas o Produccion para envios reales. Empieza siempre en Sandbox hasta verificar que todo funciona.

Certificado digital

Sube tu certificado electronico (.p12 o .pfx) con su PIN. Se almacena de forma segura en Google Cloud Secret Manager. Es necesario para el envio a AEAT (VERI*FACTU) y para la firma XAdES (NO VERI*FACTU).

Series de facturacion

Configura las series de facturacion: F (ordinarias), R (rectificativas), S (simplificadas). Cada serie tiene su propio contador y cadena de huellas. Al cambiar de ano, el sistema detecta automaticamente el cambio de ejercicio.

Cuentas bancarias

Registra tus cuentas bancarias con IBAN, banco y SWIFT. Marca una como predeterminada. Las cuentas aparecen en las facturas PDF y se usan para la conciliacion bancaria.

Personalizacion

Elige el color corporativo para tus facturas PDF y anade textos legales y pies de pagina personalizados.

🛡 Seguridad y RGPD